Try a demo yourself

We are ready to show you our platform. It's free, 100% non-binding and you get the opportunity to ask us all your questions.

proceed

Hi Tom! Which role describes you best?

Tell us a little more about yourself and we'll be better dressed to be able to help you.

←proceed

Select Industry for Projects

If you would like to try “Projects”, choose an industry. If you only want to try Business Intelligence, press ahead...

←proceed

Select Industry for Business Intelligence

If you would like to try 'Business Intelligence', choose an industry. If you only want to try 'Projects', press on...

←proceed

Alright, Tom. One last question...

We only need the final details before we are ready to give you a demo of our platform.

←
Yes! We have received your message and will contact you as soon as possible.
Oops! Something went wrong… Please try again, or contact us for support.
Book a virtual demo of our platform

New!

Back to frontpage

Styring af udbudsprocesser

Forberedelsen af et udbud kan være en kompleks opgave, der involverer flere afdelinger, eksperter og undertiden eksterne rådgivere.

Formål
Løsning
Forløb

Undersøgelser viser, at en ensartet udbudsproces kan gøre tingene op til 50% mere effektive. Virkplans kunder oplever 20-50% bedre effektivitet i deres projekter ved at have fokus på:

  • Struktur og overblik
  • Ensartethed
  • Dokumentation og arkivering
  • Tilgængelighed
  • Analyse og forbedringer

‍

Forberedelsen af et udbud kan være en kompleks opgave, der involverer flere afdelinger, eksperter og undertiden eksterne rådgivere.

Virkplan sætter fokus på disse udfordringer:

  1. Teknologiske barrierer
  2. Uklare eller skiftede krav
  3. Manglende overblik
  4. Kommunikationsbrister

‍

Princippet i løsningen

Skabeloner

Alle nye projekter baseres på jeres Best Practice skabeloner. Derved kan man nemt starte et nyt projekt og sikre at man får alle opgaver og dokumenter med.

Man bestemmer selv hvor mange skabeloner man vil have. Typisk én for hver proces.

Virkplan hjælper med opsætningen af processerne.

Projekter og opgaver

Hvert projekt består af et antal opgaver, som beskriver hvad der skal laves og af hvem. Derudover laves der dataopsamling direkte i opgaven eller ved vedhæftede dokumenter.

Projektlederen styrer projekterne og kan let få et samlet overblik og rette projekterne til.

Alle opgaver kan udsendes pr. mail og kan derved nemt udfyldes af eksterne.

Overblik og adgange

Det er let at se hvor i processen projektet er. Det kan man se direkte under det enkelte projekt og via Virkplans indbyggede Power BI løsning. Igennem BI løsningen udstilles alle indsamlede data, præcis som I ønsker det.

Man kommunikerer direkte i projekterne og opgaverne. Derved sikrer man at alle kommentarer samles hvor de hører til.

Alle dokumenter kan redigeres online, og derved undgår man forskellige versioner af dokumenterne.

‍

Alle opgaver kan tilgås fra Virkplan.dk eller kan udsendes via mail.

Har man sit eget forretningssystem, kan alle data og handlinger udføres via Virkplans API. Derved bestemmer man selv hvordan adgangene skal være.

For hver opgave kan der tilkobles en Trigger. En trigger kan udføre forskellige automatiske handlinger efter en udført opgave. Det kan være alt fra at sætte status i jeres CRM system, til at danne en fakturakladde baseret på indsamlet data.

Virkplans forretningsportal kan sættes op som en Whitelabel løsning. Derved bliver alle adgange via jeres eget domæne og med jeres farver. Virkplan er stadigvæk ansvarlig for drift og support.

‍

Opsætning

Opsætningen afhænger af jeres behov. De bedste succeser kommer altid når man inkluderer et opstartsforløb. Et forløb kan indeholde 1 workshop hvor vi opsætter 1 template for et projekt. Derefter er der løbende opfølgning og opsætning.

Har man behov for mere, så skal dette aftales.

Undervisning‍

Hvis undervisningen kan afholdes online for udvalgte superbrugere og vi kan dele vores undervisningsvideoer, så er det en del af løsningen. Har I brug for mere end dette, aftaler vi et forløb for dette.

Opfølgning

Vi laver altid løbende opfølgning i perioden efter opstart. Dette er for at sikre den bedste mulige brug af systemet.

Abonnement

Basis: 3.495,-/mdr.

En fuld bruger har fuld adgang til hele systemet. En Ekstern bruger kan kun se egne opgaver. En mail-bruger får sine opgaver pr. mail, og kan ikke logge ind i systemet.

Der er ikke nogen binding, da vi ikke tror på at fastholde kunder i en løsning.

Vi tæller ikke brugere hver måned, men aftaler en ramme med jer. Der laves en revidering af aftalen halvårligt, hvor næste periode afstemmes. Det vigtigste for os er at det er værdiskabende for alle parter i projektet.

Kontakt os for en gennemgang af mulighederne.

‍

Products in the solution

The solution uses several of Virkplan's standard products. Under each product you can read more about the technical features. If you need other of our products, they can be activated as needed.

Projects

User management

Comments

Support

The Process

Virkplan's establishment process is well tested and places the responsibility with both parties. We always divide the establishment process into three stages.

#

.

Optartsworkshop

#

.

Opsætning

#

.

Gennemgang af opsætning

#

.

Undervisning

#

.

Go Live

#

.

Opfølgning

Dashboard - Hurtigt overblik over egne opgaver

På Dashboard siden kan man se alle projekter og opgaver. Det er her man i det daglige ser hvad man har af opgaver.

Man kan se alle kommentarer for projekterne og opgaverne, ved at klikke på dem.

Overblik over det enkelte projekt

Alle opgaver for et projekt, vises på et gantt chart.

Her kan man let se status for de enkelte opgaver. Afhængighederne for de enkelte opgaver kan defineres med simpelt drag'n'drop.

Alle opgaver kan grupperes i faser, for at give en god struktur.

‍

Projektliste

Alle projekter vises i en overskuelig liste, hvor du selv bestemmer hvilke felter du vil have med i visningen.

Der kan filtreres og søges på alle elementer i projektlisten.

Der kan defineres generelle projekt felter, som vil være på forsiden af hvert projekt. Det kan være projekttype, finance nummer m.m. Disse projekt felter vil så bliver vist som kolonner i ens projektliste.

Laver man en filtering, så man kun ser sine egne projketer, så huskes denne visning til næste gang.

‍

Projekt forside

På forsiden for hvert projekt, vises de primære projektinformationer.

Der kan ligeledes oprettes unikke felter til opsamling af data. Disse felter kalder vi for Forms, og kan være alt fra tekstbokse til checkmarks

Projektdata

Der kan opsættes unikke forms til opsamling af data. Disse data kan bruges i rapporteringen.

Her er vist en business case som så holdes op mod den realiserede case.

Opgaver

For alle opgaver er der forskellige informationsbokse. Det dækker opgave beskrivelse, data-formularer, godkender af opgaven, dokumenter med mere.

Opgave data-formular

For hver opgave kan man lave specifikke data formularer. Her er vist en business case, som kan benyttes i rapporteringen.

For dette projekt er der en identisk business case på selve projektet, som er projektets baseline. Undervejs opdateres denne opgaves business case, og man kan derved se hvor projektet er rent økonomisk i forhold til det estimerede.

Opgaveliste med funktioner på tværs af projekter

Formålet med at alle opgaver vises på tværs af alle projekter, er at man kan fremsøge opgaver baseret på projektdata og udføre en samlet handling for dem alle.

Man kan markerer flere opgaver, og tildele dem til en anden ressource. Ligeledes kan man ændre status for de markerede opgaver.

Formålet er let at finde sine egne opgaver, finde specifikke opgaver og udfører masse handlinger for mange opgaver.

‍

Dokumenthåndtering

Der kan lagres dokumenter på projekt- og opgave-niveau. Man kan derved styrer hvor dokumenterne hører til, og sikre sig at brugerne har de relevante dokumenter for at løse deres opgave.

Alle dokumenter kan fremsøges på tværs af projekter og opgaver.

Ideer

Benyttes til nye forretningsideer med henblik på dataindsamling og godkendelse inden det bliver til et projekt.

Man definerer de template som man ønsker en idé skal baseres på.

Derefter arbejder man med sine ideer indtil de er kvalificeret til godkendelse. Når de er sendt til godkendelse, og godkendt vil de blive startet som projekter.

Et projekt der er startet på baggrund af en ide, vil altid have ide-grundlaget med.

‍

Rapportering

Rapportering laves i vores BI rapporter. Vi adskiller selve arbejdet med projekterne og rapportering, da det er forskellige behov og målgrupper der har brug for disse.

Alle rapporter laves i Power BI og er indlejret i løsningen. Du skal altså ikke betale yderligere licenser til Microsoft.

Alle rapporter kan tilpasses til dine behov.

Ønsker du at lave Power BI i jeres eget miljø, så udstilles alle data via API.

‍

Rapportering

Rapportering laves i vores BI rapporter. Vi adskiller selve arbejdet med projekterne og rapportering, da det er forskellige behov og målgrupper der har brug for disse.

Alle rapporter laves i Power BI og er indlejret i løsningen. Du skal altså ikke betale yderligere licenser til Microsoft.

Alle rapporter kan tilpasses til dine behov.

Ønsker du at lave Power BI i jeres eget miljø, så udstilles alle data via API.

‍

Projekt trigger - den automatiske handling

Vi benytter Triggers til at starte en automatiseret handling når en opgave er udført.

Det kan være at der skal sendes en status til et andet system, eller en underleverandør skal have en mail med en opgave.

Man definere selv hvilke triggers man har brug for, og vi hjælper med at sætte dem op for jer.

Når en trigger er defineret, så er det let for projektlederen at benytte den automatiserede handling.

‍