Sådan fungerer Virkplan Projects i praksis: Løsningen er bygget op omkring projektskabeloner og opgaver, hvilket tilsammen skaber et gnidningsfrit flow fra rekruttering til ansættelse og introduktion. Nedenfor gennemgås et typisk workflow, der viser platformens brugervenlighed:

‍

‍

Skabeloner til gentagne processer: I Virkplan Projects definerer du først standardskabeloner til de typiske projekter eller HR opgaver. Hver skabelon indeholder nødvendige trin (opgaver),datafelter og dokumenter for processen. Du kan også på forhånd angive afhængigheder mellem opgaver og sikre, at relevante tjeklister og informationer er tilknyttet. Dette betyder, at når et nyt projekt starter, følger det en gennemtestet struktur.
(Eksempel: En skabelon til "Onboarding af ny medarbejder" indeholder alle delopgaver fra samtale, kontrakt, systemadgange, oplæring til opfølgning.)

‍

Projektopstart  og planlægning: Når en ny medarbejder tiltræder, igangsættes et projekt, med udgangspunkt i en valgt skabelon. Det kan ske manuelt af en HR medarbejder eller automatisk via integration, f.eks. trigget af en ordre i ERP-systemet. Straks ved oprettelse får HR medarbejder eller leder overblik over alle opgaver i projektet samt status. Dette i en visuel tidsplan. Projektansvarlig kan herefter tilpasse eller omprioritere trin, tildele ansvarlige og justere deadlines, alt efter behov. Systemet giver fleksibilitet til at reagere på ændringer – uden at miste den overordnede struktur. Opgaverne flyder fra ansvarlig afdeling til næste ansvarlige ved gennemførelse af opgaverne. Det sikrer, at et step ikke glemmes, og med deadlines for hver opgave ved hver medarbejder, hvornår deres opgave skal være færdig for at sikre at alt er på plads til den dag, hvor ny medarbejder starter. Samme proces kan sættes op ved fratrædelse af medarbejder.

(Eksempel: Når en ny medarbejder tiltræder, starter HR en onboarding-projektplan. IT får automatisk besked om udstyr, og lederen kan følge hele forløbet i realtid – fra velkomst til første MUS.)

‍

‍Opfølgning, overblik og kvalitetssikring: I takt med at opgaverne udføres, opdateres status i realtid i Virkplan Projects. Ledere kan følge med via et overskueligt dashboard eller lister, der viser alle projekter og opgaver. Herfra er der søge- og filtreringsmuligheder til at finde specifikke projekter eller opgavetyper. Hvert projekt samler automatisk al dokumentation og information, hvilket gør efterbehandling lettere. Eventuelle kommentarer eller forsinkelser på en opgave registreres, så alle involverede hurtigt kan tage action. Desuden kan lederen udføre eller omfordele opgaver direkte ved eksempelvis at om-allokere en opgave til en anden medabejder, hvis en medarbejder f.eks. er syg. Hele teamet har indblik i hinandens opgavestatus, hvilket skaber gennemsigtighed og færre misforståelser (alle kan f.eks. se, om en kollega allerede har løst en given opgave). Samlet set giver systemet et portefølje-overblik over alle igangværende HR processer, og der kan laves visuelle rapporter via integreret Power BI til at analysere performance på data fra flere systemer.

‍

‍

Kom nemt i gang – vi guider jer hele vejen

For at maksimere værdien for jeres virksomhed tilbyder Virkplan Projects dyb integration med andre systemer og mulighed for omfattende automatisering af arbejdsgange. Dette sikrer, at løsningen passer ind i jeres eksisterende IT-miljø og eliminerer manuelle mellemled. Se hvilke systemer, vi indhenter data fra her.

Afslutningsvis skitseres her, hvordan integration og automation fungerer – samt hvordan I kan komme videre med løsningen:

‍

Problemfri integration med andre systemer: Virkplan Projects kan sammenkobles med ERP, BI og andre systemer I bruger i forvejen. Alle projekter og opgaver kan via et åbent API synkroniseres med eksterne systemer, hvilket betyder, at data automatisk udveksles på tværs. Virkplan kan både modtage og afsende information: For eksempel kan du starte opgaver og projekter i Virkplan baseret på en ordre i virksomhedens ERP system, og automatisk sende status tilbage.

‍

‍Kom i gang med Virkplan Projects: Løsningen leveres klar til brug uden et langt udviklingsprojekt. Brugerflade og funktioner er allerede tilpasset et effektivt workflow og best practice. Du kan komme i gang med en pilot-implementering på få dage, hvor vi sammen identificerer jeres vigtigste opgaver i HR processen, og konfigurerer skabeloner og integrationer hertil. Herefter kan du skalere op gradvist til flere teams eller forretningsområder. Virkplan-teamet tilbyder fuld support under implementeringen med rådgivning, træning af brugere og løbende tilpasning, så løsningen matcher jeres behov 100%. Tilbagebetalingstiden (ROI) er kort, idét du sparer tid på administration og minimerer fejl fra dag ét. 

‍

‍

Vil du se, hvordan Virkplan Projects kan strømline jeres HR-arbejde?
Kontakt os for en demo eller pilot – og kom i gang på få dage.